Fotograf věnuje ochraně osobních údajů velkou pozornost. Tento text má za cíl Klienta informovat o tom, jaké osobní údaje o Klientovi Fotograf zpracovává, za jakým účelem a z jakého důvodu k tomuto zpracování dochází, komu je může předávat a v neposlední řadě jaké má Klient v souvislosti s tímto zpracováním práva.
Přečtěte si také obchodní podmínky naší spolupráce.
V rámci své činnosti Fotograf zpracovává osobní údaje vícero kategorií subjektů údajů, mezi něž patří zaměstnanci a uchazeči o zaměstnání, obchodní partneři a Klienti. Tento dokument ze své povahy poskytuje základní obecný přehled o zpracování osobních údajů Fotografem. S dotazy týkajícími se ochrany osobních údajů se také můžete na Fotografa obrátit prostřednictvím kontaktů uvedených v obchodních podmínkách.
Jaké osobní údaje jsou zpracovávány?
Fotograf důsledně dbá na to, aby zpracovával osobní údaje pouze v rozsahu nutném vzhledem k účelu jejich zpracování, a jakékoli zpracování se snaží minimalizovat. Fotograf téměř vždy zpracovává identifikační údaje, přičemž těmito jsou zejména jméno a příjmení Klienta a dále kontaktní údaje, kterými se rozumí zejména adresa, telefonní číslo, emailová adresa. Další osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu zohledňujícím konkrétní účel zpracování, o němž je Klient informován v souvislosti se získáním jeho osobních údajů. Pokud chce Klient informace o rozsahu zpracování jakkoli doplnit, kdykoli se může na Fotografa, a to prostřednictvím emailu zaslaného na adresu kontaktů uvedených v obchodních podmínkách.
Na základě jakých důvodů jsou osobní údaje zpracovávány?
Fotograf zpracovává osobní údaje Klienta jen tehdy, je-li k tomu dán některý z právních důvodů.
Ke zpracování může docházet buď:
- bez souhlasu klienta nejčastěji na základě plnění Smlouvy, oprávněného zájmu Fotografa nebo z důvodu plnění právní povinnosti, nebo
- na základě souhlasu Klienta, pokud byl tento souhlas dán.
Zpracování na základě plnění smlouvy: V případě, že je mezi Klientem a Fotografem uzavřena smlouva (a to i ústní), nebo v souvislosti s procesem jejího uzavření, je nezbytné, aby Fotograf zpracovával osobní údaje Klienta tak, aby Fotograf mohl plnit své práva a povinnosti z této Smlouvy. Z tohoto důvodu nepotřebuje Fotograf k takovému zpracování souhlas.
Úkolem Fotografa je dbát na to, aby na základě tohoto důvodu byly zpracovávány pouze osobní údaje, které jsou vzhledem k uzavřené Smlouvě nezbytné, jakož i hlídat to, aby tyto osobní údaje byly vymazávány, jakmile nejsou nadále potřeba.
Zpracování na základě plnění právních povinností: Zpracování osobních údajů může být Fotografovi uloženo na základě právních předpisů. V těchto předpisech může být Fotografovi stanovena přímo povinnost některé osobní údaje po určitou dobu uchovávat/zpracovávat, případně zpracování osobních údajů může být nezbytné s ohledem na splnění povinností Fotografa dle jednotlivých právních předpisů, které upravují jeho činnost. Vzhledem k této skutečnosti ani k tomuto zpracování není potřeba souhlasu Klienta.
Pro bližší představu. Jste-li například zaměstnancem Fotografa, je Fotograf povinen určité osobní údaje zpracovávat s ohledem na plnění daňových povinnosti a odvodů na zdravotní a sociální pojištění. I v tomto případě Fotograf dbá na to, aby osobní údaje byly zpracovávány v minimálním rozsahu po minimální možnou dobu.
Zpracování na základě oprávněného zájmu
Fotograf může osobní údaje zpracovávat i tehdy, je-li toto zpracování v jeho oprávněném zájmu a toto zpracování je přiměřené vzhledem k základním právům a svobodám Klienta, resp. tento oprávněný zájem má přednost před těmito základními právy a svobodami. Ani v tomto případě nevyžaduje právní úprava ke zpracování osobních údajů souhlas.
Příkladem takového zpracování může být například zpracování osobních údajů poté, co Fotografa kontaktujete, a dané zpracování nelze podřadit pod zpracování na základě plnění smlouvy. Na základě tohoto oprávněného zájmu je Fotograf oprávněn zpracovávat také například přiměřené informace o svých zaměstnancích nutné k provádění kontroly jejich činnosti. Za určitých okolností je Fotograf oprávněn se na vás obracet i s marketingovými a reklamními sděleními, a to i přes to, že jste k tomu nedali souhlas.
Pokud máte pocit, že k jakémukoli zpracování na základě oprávněného zájmu Fotografa dochází neoprávněně, máte právo proti tomuto zpracování podat námitku, přičemž je povinností Fotografa prokázat, že tomu tak není. Pokud to Fotograf neprokáže, je povinen s takovým zpracováním přestat.
Zpracování na základě souhlasu
Pokud jste Fotografovi poskytli svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, dochází ke zpracování i z tohoto důvodu. Veškeré souhlasy, které Fotograf získává, jsou zcela dobrovolné a vy nejste povinni jej poskytnout. Jeho neudělení nesmí být a není spojeno s pro vás jakkoli nepříznivými důsledky. Již udělený souhlas navíc můžete kdykoli bez jakýchkoli sankcí kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před tímto odvoláním.
Na základě vašeho souhlasu jsou osobní údaje nejčastěji zpracovávány pro marketingové a reklamní účely, spočívající například v zasílání různých reklamních sdělení.
Další důvody zpracování
V konkrétních případech mohou být osobní údaje zpracovávány i na základě jiných právních důvodu, o čemž byste měli vždy být s předstihem informování. V případě, kdy chcete informace o důvodech zpracování jakkoli doplnit, můžete se na Fotografa obrátit, a to prostřednictvím emailu zaslaného na adresu kontaktů uvedených v obchodních podmínkách.
Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje jsou Fotografem zpracovávány po omezenou dobu, kdy tato doba je vždy stanovena s ohledem na účel a právní základ zpracování. Například zpracování osobních údajů na základě plnění Smlouvy zpracovává po dobu nezbytnou s ohledem na plnění a uplatňování práv a povinností dle takové Smlouvy, tedy většinou do uplynutí promlčecí doby u posledního práva dle Smlouvy. Ke zpracování na základě plnění právních povinností dochází po dobu nutnou vzhledem k těmto povinnostem. Osobní údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu jsou zpracovávány po dobu trvání tohoto oprávněného zájmu.
Dochází-li ke zpracování na základě uděleného souhlasu, je doba zpracování uvedena v souhlasu, přičemž každý navíc má právo svůj udělený souhlas kdykoli odvolat.
Z jakých zdrojů jsou osobní údaje získávány?
Fotograf získává osobní údaje z převážné většiny přímo od vás. V omezené míře jsou tyto osobní údaje Fotografovi předávány jinými subjekty, zejména obchodními partnery Fotografa, kteří vystupují jako samostatní podnikatelé. V některých případech mohou být osobní údaje získávány z veřejně přístupných zdrojů.
Komu jsou osobní údaje předávány či zpřístupňovány?
Fotograf je ve vztahu k osobním údajům v postavení správce, což znamená, že právě Fotograf vymezuje účely zpracování. V souvislosti s činností Fotografa mohou být osobní údaje předávány či zpřístupňovány dalším subjektům, a to ať už v postavení zpracovatele či správce.
Těmito subjekty jsou například zaměstnanci Fotografa, kteří pracují pro Fotografa, nebo osoby, které Fotografovi poskytují účetní či daňové poradenství apod.
Fotograf dohlíží na to, aby všichni partneři, kterým jsou osobní údaje předávány, dodržovali vysoký standard jejich ochrany. Fotograf nepředává osobní údaje žádnému subjektu, u něhož není tento standard zajištěn. Fotograf nepředává a nemá v úmyslu předávat osobní údaje mimo Evropskou unii.
Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte vůči Fotografovi určitá níže uvedená práva, která Fotograf zaručuje.
Právo na přístup
Na základě tohoto práva máte právo vědět, jaké údaje jsou o vás zpracovávány, za jakým účelem, po jakou dobu, kde jsou vaše osobní údaje získávány, komu jsou předávány, kdo je mimo Fotografa zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. I když by veškeré informace měly být součástí dříve předaných dokumentů, neváhejte se v případě nejasností na Fotografa s žádostí o další informace obrátit.
Právo na opravu
V případě, kdy zjistíte, že osobní údaje, které o vás Fotograf zpracovává, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, aby byly bez zbytečného odkladu opraveny, popřípadě doplněny.
Právo na výmaz
V některých případech máte právo, aby byly vaše osobní údaje vymazány. Vaše osobní údaje budou bez zbytečného odkladu vymazány, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
- vaše osobní údaje již nejsou potřeba pro účely, pro které byly zpracovávány,
- odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je váš souhlas nezbytný a zároveň neexistuje jiný důvod, proč tyto údaje je možné nadále zpracovávat,
- využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže část Právo vznést námitku proti zpracování) u osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě oprávněných zájmů Fotografa, a je shledáno, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, neexistují nebo
- domníváte se, že zpracování osobních údajů prováděné Fotografem přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.
Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění právní povinnosti Fotografa nebo určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Právo na omezení zpracování
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musí Fotograf omezit, pokud:
- popíráte přesnost osobních údajů, než je zjištěno, jaké údaje jsou správné,
- vaše osobní údaje jsou zpracovávány bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co je možné zpracovávat), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste v budoucnu takové údaje Fotografovi stejně poskytli),
- vaše osobní údaje již nejsou potřeba pro shora uvedené účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
- vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v části Právo vznést námitku proti zpracování. Po dobu, po kterou je šetřeno, je-li vaše námitka oprávněná, je Fotograf povinen zpracování vašich osobních údajů omezit.
Právo na přenositelnost
Máte právo získat od Fotografa všechny vaše osobní údaje, které jste mu poskytli a které jsou zpracovávány na základě vašeho souhlasu. Vaše osobní údaje vám budou poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Aby bylo možné na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které jsou zpracovávány automatizovaně v elektronických databázích.
Právo vznést námitku proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě oprávněného zájmu Fotografa. Osobní údaje poté Fotograf přestane zpracovávat, ledaže zde budou závažné oprávněné důvody pro to, aby v takovém zpracování pokračoval.
Právo odvolat souhlas
Pokud zpracování osobních údajů probíhá na základě vašeho souhlasu, máte kdykoli právo tento souhlas odvolat.
Právo podat stížnost
Kdykoli se také můžete v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů obrátit se stížností na dozorový úřad, jimž je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
Uplatnění práv souvisejících se zpracováním osobních údajů
Veškerá vaše práva můžete vůči Fotografovi uplatnit prostřednictvím emailu zaslaného na adresu kontaktů uvedených v obchodních podmínkách. Vaše žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, je Fotograf oprávněn tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění budete samozřejmě informováni.